Comment bien déléguer pour gagner en productivité ?

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Comment bien déléguer pour gagner en productivité -

Bien déléguer pour gagner en productivité n’est pas une tâche facile. La grande majorité des entrepreneurs a du mal à déléguer pour diverses raisons :

  • peur de lâcher prise (la perte de contrôle sur votre business) ;
  • ne pas avoir envie de gagner un peu moins (vous devez payer votre prestataire, donc vous réduisez vos marges) ;
  • crainte de faire baisser la qualité des prestations et de perdre des clients ;
  • peur de perdre son image de marque…

Pour ne citer que ceux là. Je pense qu’il s’agit de barrières psychologiques que l’on s’impose, basées sur des valeurs inculquées dès notre plus jeune enfance ou sur des croyances populaires.

Déléguer n’est pas uniquement dans le cadre professionnel. Vous pouvez aussi déléguer des tâches quotidiennes sans réelle valeur ajoutée à votre entreprise pour augmenter votre temps de productivité. Je pense notamment au ménage ou aux repas.

Les avantages de déléguer

Le principal avantage est bien évidemment le gain de temps. Vous démultipliez votre capacité de “production”. Alors certes, vous y perdrez en qualité car votre prestataire ou collaborateur ne fera pas exactement ce que vous vous imaginiez mais disons qu’il accomplira 80% de vos objectifs. Pendant ce temps, vous pouvez vous consacrez aux tâches qui requiert votre cœur de métier ou ce que vous savez faire de mieux.

Que déléguer à vos collaborateurs ou prestataires ?

Je vous conseille de ne déléguer en priorité les tâches où vous n’apportez pas ou peu de valeur ajoutée. Prenons quelques exemples.

La comptabilité

En matière de productivité, la comptabilité n’apporte rien. Mais elle doit être bien faite, au risque de mettre en péril la santé économique de entreprise. Alors laissez la aux experts. De plus, si vous êtes suffisamment bien conseillé, vous pourrez bénéficier d’avantages fiscaux en toute légalité. Pour savoir comment bien choisir son comptable, je vous suggère cet article.

Le ménage / les repas

Repasser vos chemises ou nettoyer le sol et faire les poussières n’apporte que trop peu de productivité pour que vous y passiez votre temps. Surtout si vous gagnez plus en terme de taux horaire qu’un agent de nettoyage. Si vous dépensez 10€ de l’heure pour payer un prestataire et que pendant ce temps vous gagnez 40€ de l’heure. Vous êtes tout de même bénéficiaire de 30€ de l’heure.

Il en va de même pour les repas. Si passez 1 heure à cuisiner midi et soir et que votre taux horaire est supérieur au coût à investir dans un repas déjà préparé, alors vous devriez arrêter de cuisiner ! Je sens que les gourmets vont avoir le sourire aux lèvres d’entendre cela.

Les prestations techniques

Imaginons que vous êtes blogueur professionnel comme moi. Mais comme vous le savez, un site internet requiert une certaine maintenance technique (mises à jour, installation de logiciels, etc). Or, votre compétence est la rédaction d’articles et l’enregistrement de vidéo. C’est cela qui vous ramène des visiteurs, des prospects puis des clients. Le bon état de marche du site vous assure également un chiffre d’affaires mais indirectement. De plus vous n’êtes pas un expert de l’informatique et un technicien saura faire mieux que vous. Vous l’avez compris, la délégation vous permettra de dépenser votre énergie sur ce qui apporte le plus de valeur ajoutée à votre entreprise tout en ayant parfois une meilleure qualité d’exécution.

A quel moment déléguer ?

Déléguez quand vous plafonnez au niveau productivité. Je vous donne un exemple : imaginons que vous contactiez 10 clients par jour pour du démarchage commercial durant 3 heures. Chaque client démarché vous rapporte 100€ en moyenne et votre taux de conversion est de 10%. Votre taux horaire est de 10 x 100 x 0.1 = 100€ pour 3 heures de travail. Soit un taux horaire d’environ 33€.

Cependant, le temps que vous dépensez dans le démarchage ne vous permet pas de travailler pour un autre projet qui vous rapporterait potentiellement 50€ de l’heure.

Vous devez alors déléguer le démarchage commercial même si vous y perdrez en marge. Car gagner 33€ est mieux que rien et de plus, vous aurez plus de clients sur le long terme. Vous faites alors appel à un prestataire pour 10€ de l’heure ce qui vous revient à un taux horaire de 23€. A cela s’ajoute votre travail sur le projet qui vous rapporte 50€ de l’heure. Vous générez, au total, 73€ de l’heure en chiffre d’affaires.

Vous voyez. Déléguer n’est pas si mauvais que cela. C’est vieux comme le monde. De plus, gardez à l’esprit que votre collaborateur pourrait mieux faire que vous. Laissez place aux experts et faites leur confiance.

Les pièges de la délégation

Ne déléguez pas une tâche que vous ne maîtrisez pas ou que vous ne savez pas faire vous même. Pourquoi ?

Premièrement, lors du choix de votre collaborateur, vous saurez juger de ses compétences. C’est pour vous une garantie de qualité.

Deuxièmement, si votre collaborateur s’absente pour une durée déterminée, vous pourrez alors prendre le relais temporairement et ainsi assurer la continuité de vos services ou produits. Je ne dis pas que vous devriez avoir parfaitement les compétences de vos collaborateurs mais tout du moins, suffisamment pour assurer la relève en cas de pépin.

Autre conseil : ne prenez pas un prestataire pour lui faire plaisir. Je sais que d’avoir en face une personne qui perd son travail est pénible à entendre. Mais il faut savoir parfois dire non et rester objectif : le candidat dispose-t-il de réelles compétences dans le cadre de sa future mission ? Évitez de recruter un ami d’un ami parce qu’il est seulement en besoin. Testez le à la tâche comme tout autre candidat et ne fermez pas les yeux pour faire plaisir.

Comment choisir votre prestataire ?

Il y a une méthode toute simple que j’aime utiliser : je choisis une tâche (rémunérée) que je délègue à 3 ou 4 prétendants au poste. Cette tâche est généralement révélatrice de la mission complète que je souhaite déléguer. Ainsi je peux comparer les candidats en terme de rapidité et qualité d’exécution mais aussi en terme d’autonomie et de sens de l’initiative. Sans oublier la manière de communiquer. Pour moi, ce sont, les facteurs importants pour un bon collaborateur.

Si vous pouvez rencontrer votre futur collaborateur, privilégiez les endroits chaleureux et décontractés comme un lounge. Autour d’un verre, la personne se mettra à l’aise et cela vous permettra d’entrevoir sa personnalité avec le moins de filtres possibles.

J’aime partir du principe qu’un collaborateur devrait être un ami sur le long terme. Je n’aime pas vraiment recruter sur le court terme. J’apporte beaucoup d’intérêt à ce que la personne se sente en toute confiance et qu’elle exprime tout son potentiel créatif sans retenue. Une mauvaise ambiance ou relation peut nuire à cela. Alors faites confiance à vos premières intuitions.

Un autre bon point pour recruter est la cooptation. C’est en quelque sorte par recommandation auprès de personnes en qui vous faites confiance que se passe le recrutement. C’est un moyen assez fiable puisque la personne qui vous recommande engage son image. Faire marcher votre réseau est un atout alors profitez-en !

Et vous quelles tâches allez-vous déléguer ?

Voici le petit défi que je vous lance : choisissez maintenant une tâche de la vie quotidienne qui vous coûte beaucoup de temps et d’énergie mais qui vous rapporte peu. Ensuite, cherchez sur internet un prestataire sur une plateforme dédiée comme Upwork par exemple. Testez 3 potentiels collaborateurs et c’est parti !

J’attends vos retours d’expérience dans les commentaires avec impatience ! Est-ce que cela a changé votre quotidien ?

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